Şirket Bütçenizi Aşmanızın Nedenleri

“Ay sonu gelmeden bütün param bitmiş oluyor, ödemelerimi yapamıyorum.”

Bu, hem maaşlı çalışan kişiler hem de işletme sahiplerinden sıklıkla duyduğumuz bir cümle. Sık görülen diğer bir durum ise paranızın bittiği anda oluşan şaşkınlık. Aslında bunun olacağını biliyorsunuz ama yinede şaşırıyorsunuz.
Genellikle bu şaşkınlık; temel işletme harcamalarınızı gözden kaçırdığınız için oluyor. Çoğu firmanın yaşadığı finansal problemlerin nedeni yapılan büyük harcamalar değil. Zamanla üst üste eklenen küçük ve gereksiz harcamalar yavaşça finansal sıkıntılar doğuruyor ve eğer erken önlem almazsanız ilerde başınıza büyük bir dert açması çok muhtemel.

Çok sayıda sektörden işletme sahipleri için yapılan araştırma sonucunda; bütçe aşma problemlerinin en fazla şu 9 nedenle görüldüğü belirtiliyor:

1. Harcamaları Takip Etmemek

Günlük harcamaları takip etmemek, bir çok işletmenin parasını boşa savurmasına ve ay sonunda problem yaşamasına neden oluyor. Tabii ki yıl sonunda bir kez genel finansal rapor oluşturarak harcamaları inceliyorsunuz fakat bunun dışında kimse yıl boyunca paranın nereye gittiğini bilmiyor.

Bu süreci iyileştirmek için en iyi yöntem; her bir departman/bölüm için güçlü bir harcama raporu oluşturarak düzenli ve haftalık olarak takip etmek.

Düzenli harcama takibini, ücretsiz olarak oluşturabileceğiniz Google Form ve Dokümanları üzerinden veya Paraşüt gibi ön muhasebe yazılımları kullanarak yapabilirsiniz.

2. Çalışanlara Verilen Yanlış Yan Haklar

Ofisinizde ikram edilen atıştırmalıklar, spor salonu gibi ücretsiz aylık üyelikler, geniş kapsamlı sağlık sigortaları gibi yan haklar çalışanlarınıza ne kadar minnettar olduğunuzu çok güzel gösteriyor, tabii çalışanlarınız gerçekten bu imkanları kullanıyorsa…

Eğer sabah dağıttığınız kahvaltılıklar gün sonunda çöpte bulunuyorsa, kimse spor salonunun yerini dahi bilmiyorsa, bir şeyler yanlış gidiyor demektir. Bu harcamalarınızı hemen kesin.

Bunu şöyle çözebilirsiniz: bir sonraki yıl için planlama yaparken çalışanlarınıza, sizin sunduğunuz hangi imkanları kullandıklarını sorun. Kimsenin önem vermediği imkanları, ekibi heyecanlandıracak ve paranızı boşa harcatmayacak olan yeni imkanlarla değiştirin. Böyle yaparak hem boşa para harcamamış hem de ekibinizin motivasyonunu yükseltmiş olursunuz.

3. Ofis Malzemesi İsrafı

Çalışma saatleri içerisinde ekibinizin kullandığı tüm malzemeleri düşünün. Kalemler, yazıcı kartuşları, tuvalet kağıtları, kağıt bardaklar ve boş kağıtlar… Her birinin, toplam harcamalarınız içinde aslında çok küçük bir payı var. Fakat tüm boşa harcanan malzemeleri aylık veya yıllık olarak hesaplarsak tasarruf edebileceğiniz tutar hiç de küçük değil.

Bu durumda yapılabilecek en iyi şey: en çok kullanılan ürünler için daha az israf yapacağınız çözümler üretmek. Örneğin: kağıt bardak yerine, yıkayıp tekrar kullanabileceğiniz cam bardaklar kullanın. Gerekli olmadıkça yazıcıdan çıktı almayarak kağıt israfını önleyin. Ofiste kullanılan not defterlerinizden vazgeçin ve bunun yerine Evernote, Wunderlist gibi ücretsiz not tutma uygulamaları kullanın. Hem kağıt masrafını azaltın hem de paylaşımı daha kolay yazılar edinin!

4. Avantajlı Tedarik Anlaşmalarından Haberdar Olmamak

Şirketinizin elektrik, kargo, akaryakıt ve su gibi zorunlu giderlerinden tasarruf ederek giderlerinizi düşürebilirsiniz. Az sayıda çalışanınız varsa ya da giderleriniz belirli bir limitin altında olsa da toplu satın almanın gücünden yararlanabileceğiniz şirketler bulunmakta.

OfisPaneli, avantajlı tedarik anlaşmalarını internet ortamında sunarak işletme giderlerini düşüren ve gider takibini kolaylaştıran bir şirket yönetim panelidir. Panelinizde şirket giderlerinizi düşürecek anlaşmalar yapabilir, harcamalarınızı takip edebilirsiniz.

Hangi giderlerinizin yüksek olduğunu, potansiyel tasarruf miktarınızı, diğer şirketlere göre ne kadar verimli olduğunuzu öğrenmek için tasarruf notunuzu hesaplayıp, şirketinizin tasarruf raporunu oluşturabilirsiniz.

5. Gecikme Bedelleri

Kira, kredi kartı borcu veya şirket ödemeleri. Ne olursa olsun geciken ödemelerin sayısının artması sizi düşündüğünüzden daha fazla zorlayabilir. Bu yüzden ödemelerinizi geciktirmemek için önlemler almanız gerekiyor.

Zaman zaman ödemelerini geciktiren çoğu işletme sahibi; aslında son ödeme tarihlerini bilmediklerini itiraf ediyor.

Bu durumda alınması gereken önlem oldukça basit: ödeme tarihlerinizin tamamını öğrenmek ve bu tarihlere yaklaşınca size hatırlatma yapacak bir uygulamaya sahip olmak. Akıllı telefonunuzdaki basit hatırlatma uygulamaları bunun için fazlasıyla yeterli olacaktır.

6. Yeterince Pazarlık Yapmamak

Herkes bilir ki, günümüz iş dünyasında, fiyat etiketinde yazan rakamın son fiyat olmaması çok muhtemeldir. Satıcı firmalar ile pazarlık yapmıyorsanız, aldığınız teklifleri direkt olarak kabul ediyorsanız, emin olun aslında paranızın bir kısmını masada bırakıyorsunuz. Bir çok küçük işletme sahibi bu fırsatı kaçırıyor çünkü ya pazarlık etmenin kendilerini kötü ve rahatsız hissettirdiğini söylüyorlar ya da pazarlık etmekten erken vazgeçiyorlar. Ama şunu söyleyebiliriz ki, bu rahatsızlık sadece ilk bir kaç seferde olacak.

Tek yapmanız gereken; bir sonraki satın almanızda mevcut fiyatınız üzerinden indirim almayı denemek!

7. Yanlış Pazarlama Faaliyetleri

Eski bir pazarlama deyimi şöyle der:

“Her şirket pazarlama bütçesinin yarısını boşa harcar, fakat kimse hangi yarısı olduğunu bilmez.”

Günümüzde gelişen kullanıcı takip sistemleri ile bu deyimin artık doğru olmadığını söyleyebiliriz. Doğru ve hedefli pazarlama aktiviteleri, doğru mesaj ile doğru insanları, doğru zamanda yakalıyor ve müşteri haline getirmeye çalışıyor.

Pazarlama bütçenizi çöpe atmamak için – en azından yarısını – potansiyel müşterilerinizi çok iyi tanımlamalı, mümkün olan en verimli şekilde onların karşısına çıkmaya çalışmalısınız. Reklam kampanyalarına para harcamaya başlamadan önce sosyal medya, içerik pazarlaması, e-posta gibi ücretsiz yöntemleri en verimli şekilde değerlendirdiğinizden emin olun. Gerekiyorsa tıklama başına ödemeli, performans bazlı reklam faaliyetleri ile paranızı boşa harcamaktan kurtulabilirsiniz.

Yıllardır büyüklerimizden duyduğumuz “tüm yumurtaları aynı sepete koymama” kuralı pazarlama için de geçerlidir. Bütçenizin tamamını tek bir pazarlama kanalına yönlendirmek yerine farklı kanalları deneyip, hangisinden en yüksek dönüşü alabildiğinizi görerek bütçe planlamanızı buna göre yapın.

8. Çok Fazla Teknoloji!

Günümüzün teknolojik gelişmeleri karşısında kolayca heyecanlanıp her şeyi denemek isteyebilirsiniz. Bunun sonucunda bir anda kendinizi çok fazla teknolojinin içinde bulmanız işten bile değil. Bazen ise bu durum bir ego savaşından kaynaklanabilir; şirketinizin mevcut teknolojilerden mahrum kalmasını istemiyor olabilirsiniz. Böylece şirketinizin ihtiyacı olandan daha fazlasını verebilecek olan teknolojilere adapte olmaya çalışırsınız. Sürekli gelişen akıllı telefon, HD ekran, bilgisayar gibi ekipmanlar her dönemde sizi maddi olarak zorlayacaktır.

Bu durumdan korunmak için kredi kartınızı ortadan kaldırın! Teknolojik bir cihaz almadan önce gerçekten ihtiyacınız olup olmadığına karar vermek için kendinize en az 1 ay süre verin. Önceden gereksiz harcamalar yapmış olabilirsiniz, sadece bundan sonrası için sadece gerekli teknolojilere para harcayacağınıza dair kendinize söz verin.

9. Kötü Zaman Yönetimi

İyi zaman yönetimi yapamıyorsanız, para yönetimini de iyi yapamıyorsunuz demektir. Kötü zaman yönetimi kısıtlı zaman problemini ortaya çıkarır. Bu da fazla mesai ücreti, acele pazarlıklar, gecikme bedelleri, acele işin getirdiği aksaklıklar demek olur. Kısıtlı zamanınızın olduğu bir döngüye girdiğiniz zaman hem daha fazla para harcar hem de daha az kaliteli iş yaparsınız.

Bunu önlemek için aşağıdaki maddeler göz atmanızda fayda var:

• Önceliklerinizi net olarak belirleyin.

• Gerekli olmadıkça toplantı düzenlemekten kaçının.

• Hayır demesini bilin.

• Mükemmeliyetçilik ile zaman kaybetmeyin

• Her şeyi kendiniz yapmaya çalışmayın, başkalarının size yardım etmesine izin verin.

Unutmayın ki para yönetimine ne kadar kafa yoruyorsanız, zaman yönetimi için de benzer bir efor sarfetmeniz gerekecek.